چرا همیشه وقت کم می آوریم؟

 

به نام خدا

یادم می‌آید چند ماه پیش برای مدت سه روز تعطیلات پشت سرهم داشتیم (مناسبتش در خاطرم نیست) یعنی روز چهارشنبه، پنجشنبه و جمعه. قبل از تعطیلات یک سری پروژه‌های عقب‌افتاده داشتم که با خودم فکر کردم در این سه روز می‌توانم این کارها را انجام دهم که در هفته جدید به مشتری تحویل دهم.
روز موعود فرارسید، تعطیلات شروع شد اولین روز را به تماشای فیلم سپری کردم (انجام کارم را به فردا موکول کردم) دومین روز هم به سرگرمی‌های دیگر مانند سر زدن به دوستان سپری شد و آخرین روز تعطیلات نیز مسائل دیگری مانند خواب، تماشای فیلم و مهمانی باعث شد نتوانم حتی یک ساعت برای کاری که برنامه‌ریزی کرده بودم وقت بگذارم.
هدف را تعیین کرده بودم، برنامه‌ریزی را هم انجام داده بودم، اما چرا بازهم نتوانستم از وقتم بهترین استفاده را ببرم؟
بعد از سپری شدن تعطیلات با خودم برنامه‌ریزی کردم که مثلاً صبح‌ها زودتر بیدار شوم و یا کارهایی که زیادی وقتم را می‌گیرند کنار بگذارم تا بتوانم وقت آزاد بیشتری داشته باشم و کمی به کارهای عقب‌افتاده‌ام سروسامان بدهم اما ... اما آن هفته هم به همین منوال سپری شد، هفته‌های بعد هم به همین منوال ... و کارهای بیشتری نیز به کارهای قبلی اضافه شد به‌طوری‌که برخی از مشتریان خوب را از دست دادیم و نیز برخی از کارها و قراردادهای بزرگی که قرار بود انجام بدهیم را هم از دست دادیم.

چرا چنین وضعیتی در زندگی من پیش‌آمده بود؟

وقتی بیشتر روی این موضوع فکر کردم متوجه شدم که من هدف را تعیین کرده‌ام برنامه‌ریزی را هم انجام داده‌ام اما چرا بازهم برای انجام کارهایم وقت کم دارم و مثلاً کاری که قرار بوده 3 ماه پیش انجام بدهم را، چیزی که قرار بوده 3 ماه پیش یاد بگیرم را هنوز یاد نگرفته‌ام؟
پاسخی که یافتم یک‌چیز بود: من مدیریت زمان نداشتم
من نتوانسته بودم وقتم را مدیریت کنم نتوانسته بودم ارزش زمانی که دارم از دست می‌دهم را درک کنم، نتوانسته بودم معنی مدیریت زمان را به‌خوبی درک کنم.
برای مثال با خود می‌گفتم من برنامه‌ریزی کرده‌ام از فردا صبح‌ها به‌جای ساعت 9، ساعت 7 از خواب بیدار شوم در این صورت روزانه 2 ساعت وقت بیشتری خواهم داشت اما با خودم فکر نکرده بودم که برای زود بیدار شدن باید کارهایی دیگری را نیز انجام بدهم مثلاً شب‌ها زودتر بخوابم، صبح‌ها سریع از رخت خواب بیرون بروم و غیره
مشکل این بود که برنامه‌ریزی من برای مدیریت وقت خیلی سطحی بود و فقط در حد تئوری بود اما برای عملی کردن برنامه‌ام راه‌های صحیح را پیدا نکرده بودم.
چقدر از این تعطیلات و یا روزهای عادی من به کارهای بیهوده سپری‌شده بود؟ درصورتی‌که اگر در این روزها کارهای مفیدی انجام داده بودم شاید در حال حاضر وضعیت بسیار متفاوتی داشتم. برای خودم کاملاً روشن است که بهترین روزهای عمرم را که می‌توانستم به کارهای بزرگ اختصاص دهم را به بطالت گذرانده بودم. اگر به‌وقت های خودم بیشتر اهمیت داده بودم و زمانم را به‌خوبی مدیریت کرده بودم اکنون به خیلی از اهدافی که در سر داشتم رسیده بودم ولی در حال حاضر به هیچ‌کدام از آن‌ها نرسیده‌ام و دلیلش را هم فقط یک‌چیزمی دانم که آن‌هم نداشتن مدیریت زمان صحیح و کارآمد است.

راه‌حل چیست؟

راه‌حل یافتن شیوه‌های صحیح برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان است. برای مثال هر شخصی ممکن است برای زود از خواب بیدار شدن یک روش مخصوص به خود را داشته باشد. کاری که ما باید انجام دهیم این است که تلاش کنیم و این روش‌های مخصوص به خودمان را پیدا کنیم.

اهمیت مدیریت زمان:

چقدر از روزهای خود را به بطالت گذرانده‌اید؟ چه تعداد کارهایی در ذهنتان بوده است که فکر می‌کنید اگر آن‌ها را انجام می‌دادید اکنون وضع بهتری داشتید؟ چه چیزهایی بوده که دوست می‌داشتید یاد بگیرید یا انجام دهید اما هرگز وقت نکرده‌اید آن‌ها را انجام بدهید درحالی‌که هرروز وقت زیادی را به بیهودگی تلف می‌کنید؟ آیا تاکنون پیش‌آمده است که دوست می‌داشتید برای یک سرگرمی یا تفریح کمی وقت می‌گذراندید اما میسر نشده است چون کمبود وقت داشته‌اید؟
اگر پاسخ مثبت است باید درزمینهٔ مدیریت زمانتان کمی تغییرات ایجاد کنید و یا اگر برای زمانتان برنامه‌ریزی و هدف نیز تعیین کرده‌اید ولی بازهم دچار کمبود وقت هستید بهتر است در برنامه خود نیز یک تغییراتی ایجاد کنید و دوباره آن را بررسی کنید.

در ادامه برخی از روش‌هایی که برای مدیریت بهتر زمان به شما کمک می‌کند را ذکر خواهیم کرد:
مدیریت زمان موضوعی است که خود شما باید راه و روش مناسب و مخصوص به خود را بیابید. هیچ‌کس از روحیات و خلقیات شما خبر ندارد بنابراین هیچ‌کسی نمی‌تواند به شما یک برنامه خوب و یا راه و روش مدیریت زمان را بدهد. هیچ‌کسی نمی‌تواند برای شما برنامه‌ریزی کند که روزانه وقتتان را به چه طریقی مدیریت کنید و چه‌کارهایی را انجام دهید، چه‌کارهایی را انجام ندهید به‌جز خودتان.
اما یک سری راهنمایی‌ها و مسائلی وجود دارد که ثابت‌شده است اگر آن‌ها را لحاظ کنید بهتر به نتیجه می‌رسید و یا حداقل ممکن است کمی برای برنامه‌ریزی و تصمیم شما برای مدیریت زمان مفید واقع شود و کمکتان کند:

• عوامل بازدارنده:

برخی چیزها هستند که اگر در برنامه روزانه ما قرار داشته باشند یک مانع جدی برای اجرای برنامه‌ریزی ما می‌شوند.

فرض کنید شما تماشای فیلم را دوست دارید و برای یک بعد ظهر برنامه‌ای را تنظیم کرده‌اید که از ساعت 13 الی 15 را به استراحت و تماشای فیلم اختصاص دهید و از 15 الی 19 را به یادگیری یک‌زبان جدید اختصاص دهید اما ناگهان در ساعت 15 می‌بینید که تلویزیون شروع به پخش یکی از فیلم‌های موردعلاقه‌تان کرده است که حدوداً 2 ساعت هم مدت پخش آن طول می‌کشد. در این وضعیت اگر شما به تماشای فیلم بنشینید می‌توان گفت فیلم یکی از عوامل بازدارنده در برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان شما خواهد بود (این مورد فقط یک مثال است). ممکن است با خود بگویید این 2 ساعت که چیزی نیست اما یادتان باشد همین نادیده گرفتن هدف و برنامه‌تان و بی‌اهمیت جلوه دادن آن و در عوض وقت گذاشتن به یک عامل بازدارنده به‌مرور شمارا از هدف اصلی‌تان دور می‌کند و پس از مدتی می‌بینید که دیگر قادر به مدیریت زمانتان نیستید و اکثر وقتتان را برای عوامل بازدارنده اختصاص داده‌اید. این عوامل ممکن است یک دوست، یک بازی، یک سرگرمی و یا چیزهای دیگر باشد.
باید این‌چنین عوامل بازدارنده را مشخص کنید و با شناسایی آن‌ها به‌مرور سعی کنید خود را متقاعد کنید که اهداف شما خیلی مهتر از این عوامل بازدارنده هستند.
پس اکنون اولین کاری که انجام می‌دهید این است که عوامل بازدارنده خود را مشخص کنید و آن‌ها را به‌صورت یک لیست یادداشت کنید. سپس بعد از چند هفته لیست را چک کنید تا ببینید چه تعداد از آن‌ها را توانسته‌اید کنترل کنید و یا کلاً کنار بگذارید.

چرا همیشه وقت کم می آوریم؟

• تعیین هدف:

هدف مهم‌ترین دلیل برای ایجاد انگیزه در شما است اگر هدفی انتخاب نکرده باشید بدون تعارف باید بگوییم برنامه‌ریزی برای مدیرت زمان نیز بی‌فایده خواهد بود. هدف حتماً نباید یک موضوع مهم و یا کسب یک موفقیت بزرگ باشد. همین‌که در ذهن خود بیندیشید که دوست دارید فلان زبان یا دانش را یاد بگیرید می‌تواند یک هدف باشد البته انگیزه نیز بی‌تأثیر نخواهد بود و نقش مهی دارد.

• تعیین اولویت‌ها:

وقتی تعداد اهداف و کارها زیاد باشد وظیفه شماست که از بین آن‌ها مهم‌ترین‌ها را انتخاب کنید و برای مهم‌ترین‌ها وقت بگذارید.

• برنامه‌ریزی کنید:

حتماً نیازی نیست یک لیست بردارید و ساعت‌به‌ساعت فعالیت‌های موردنظرتان را روی آن یادداشت کنید. همین‌که در ذهنتان مهم‌ترین کارها را در نظر بگیرید کفایت می‌کنید. البته واضح است که یادداشت کردن نتیجه فوق‌العاده‌ای خواهد داشت.
برای برنامه‌ریزی نکات ریز زیادی وجود دارد که در این نوشتار نمی‌گنجد که درباره آن‌ها صحبت کنیم.

• تعلل نکنید، کارها را به تعویق نیندازید.

• مرتب و منظم باشید.

• کارها را به‌درستی تفویض کنید.

سخن پایانی:
یک مدیر با درایت به‌خوبی می‌داند که زمان یک سرمایه غیرقابل‌بازگشت است. مدیران موفق برای زمان خود ارزش بسیار زیادی قائل می‌شوند و هیچ‌چیز برایشان بیشتر از وقتشان ارزش نخواهد داشت و مسلم است که از تک‌تک لحظه‌ها بهترین استفاده را می‌برند به‌طوری‌که بعدها موجب پشیمانی به خاطر اتلاف وقتشان نشود.
مدیری که بتواند ارزش وقت خود را دریابد و زمان خود را به‌خوبی مدیریت کند بهتر می‌تواند کنترل زمان افراد زیرمجموعه و کارمندان خود را در دست داشته باشد که بالطبع چنین چیزی موجب افزایش بهره‌وری یک مجموعه خواهد شد.

 

جهت اطلاع از جدید ترین مطالب سایت پیشنهاد می کنیم عضو خبرنامه شوید

تاریخ انتشار: 1394/09/22 توسط مدیر وب سایت
 
گروه: مطالب آموزشی 450 بازدید 0 دیدگاه

دیدگاه شما چیست؟

تذکر: تگ های Html مجاز نمی باشد